Ukens tips: Arbeidsfordeling i styret

Hva skal til for at styrearbeidet blir effektivt og godt? Hva kan dere gjør for å sikre at styret har fremgang i arbeidet sitt? 

Av: UngOrg

Dette er et utdrag fra artikkelen et velfungerende styre, som er én av flere artikler om styrearbeid som du finner i vår kompetansebank.

1. Ha tydelige roller

Mange organisasjoner har de tradisjonelle rollene i et styret (leder, nestleder og økonomiansvarlig). I noen organisasjoner er det bestemt i vedtektene hva slags roller styret minimum må ha.

Fordelen med å ha tydelige roller er at det skaper eierskap til sitt ansvarsområde og gjøre arbeidsfordelingen mer effektiv.

Hvis dere ikke har dette i fra før av, kan det være lurt at styret selv definerer ansvar for enkelte oppgaver og områder. Det er viktig å tilpasse disse slik de passer best til deres organisasjon. Noen organisasjoner gir gjerne styremedlemmer ansvar for én spesifikk del av organisasjonens arbeid. Det kan være å gi noen ansvaret for et eller flere områder:

• aktivitet
• medlemspleie
• medlemsverving
• politikk
• medbestemmelse
• kommunikasjon

Det er likevel viktig å huske på at selv om du får ansvaret for et område eller prosjekt, så er det styret som helhet som er ansvarlig for arbeidet. Du må fortsatt være engasjert og deltakende i andres områder og prosjekter, selv om noen andre har fått hovedansvaret for oppfølging av det.

2. Lag en prosjektgruppe eller et utvalg

Ved å lage en prosjektgrupper kan man bryte opp naturlige hierarkier gjennom å gi flere mennesker ansvar og erfaring med prosjektledelse. Ofte står det i vedtektene om styret kan nedsette egne utvalg innen ulike områder. Disse prosjektgruppene eller utvalgene kan jobbe med «små» – som et julebord for styret, eller «store» prosjekter – som et helgeseminar.

Det er viktig å være tydelige på hvilke muligheter og begrensninger (økonomisk, bestemme ting) som denne gruppen må forholde seg til. Med ansvar bør det også følge med litt myndighet.

En fordel med prosjektgrupper og utvalg er at hele styret ikke trenger å møtes for å snakke om alt. Styret kan heller få en oppdatering på hva denne gruppen har gjort og har tenkt å gjøre fremover. Det er også en fin måte å inkludere vanlige medlemmer i styrets arbeid, og sørge for at flere kanskje ønsker å ha et styreverv i fremtiden.

3. Definer arbeidsmål og frister

Aktivitet fører til vekst. Enten om det er aktivitet for medlemmene i organisasjonen deres eller om det er aktivitet i styret. Da kan det være lurt å sette tydelige arbeidsmål, og velge hvem som er ansvarlig for å gjøre det. Dette kan være enkeltmedlemmer i styret, prosjektgrupper og utvalg.

Husk å sette tidsfrister for konkrete arbeidsoppgaver. Når dere setter en tidsfrist, bør den eller de som er ansvarlig få god mulighet til å medvirke for når fristen skal være. Det er ikke noe poeng å sette en frist som den ansvarlige ikke kommer til å klare. Ha en åpen kommunikasjon i styret, slik at alle er komfortabel med å si ifra om man tror det går eller ikke.

Sørg for å dokumentere forventinger i referatet/protokollen. Det bør stå hvem som har fått ansvaret for hvilke arbeidsoppgaver og når det er forventet at dette arbeidet er gjort. Bruk referatet til å kontrollere at fristene blir holdt. Leder bør følge opp dette mellom styremøtene.

Lag gjerne en aktivitetsplan som beskriver alt styret ønsker å gjøre i løpet av en periode, hvor dere også fordeler ansvaret.

Kurs i godt styrearbeid

Visste du at vi i UngOrg kan holde kurs om godt styrearbeid? Vi skreddersyr kurset dere trenger. Dette kurset er perfekt å ha i starten av en ny styreperiode, og passer både til nye og erfarne styremedlemmer.

Send en forespørsel til organisasjon@ungorg.no, så avtaler vi innhold og tidspunkt.