Månedens tips: Få kontroll på budsjett og regnskap!
Usikker på hvordan du kan starte 2022 med orden i økonomien? I månedens tips gir vi en kort innføring i budsjett og regnskap.
Dette er en oppsummering av verktøyet i kompetansebanken vår som handler om økonomi.
Vil du lære mer om økonomiarbeid kan du lese på nettsidene våre, eller bestille et kurs for hele styret! Vi elsker å holde kurs for store og små forsamlinger, og kan bookes her.
Budsjettarbeidet
Å lykkes med et godt budsjett, trenger ikke være vanskelig. Husk at budsjettet skal vise mulighetene man har i løpet av året og kan være et godt planleggingsverktøy i organisasjonen.
Tre spørsmål du kan stille deg selv før du lager forslag til budsjett:
- Hvor mye inntekter har jeg, og hvor store utgifter har jeg? Henger de sammen?
Husk at ting kan endre seg i løpet av året – det kan være lurt å budsjettere strengt. Koronaår kan også gjøre at du sitter igjen med ekstra utgifter. Det er med andre ord viktig å planlegge godt! - Hvor mye koster faktisk et arrangement?
Bryt det ned i så mange detaljer du klarer: Hva koster reise, mat, programmet og utstyret. Pluss sammen alle kostnadene du har, og la det bli den totale rammen din i budsjettet. På den måten tenker du ikke bare på et tilfeldig tall, men du har tenkt på hva tallet faktisk betyr i praksis. - Hva er målene i organisasjonen vår
Hvis dere har tenkt til å doble antall turer i 2022 – har dere doblet budsjettet? Husk at budsjettet er et verktøy for at organisasjonen skal kunne nå de målene som er satt for året.
Hvis du vil vite mer om budsjettarbeidet og hvordan du kan lage gode budsjetter, kan du lese her.
Regnskap
Regnskapet skal vise hva som faktisk er brukt i løpet av året. Derfor er det viktig at du har gode rutiner for å ha oversikt over utbetalinger som har gjort, og aller helst et skyggeregnskap gjennom året.
Det finnes ulike typer regnskaper. Dette er de viktigste å kjenne til:
Skyggeregnskap: Hver gang det gjøres en utbetaling, bør denne registreres i et skyggeregnskap. På den måten kan man alltid sammenligne budsjettet med hva som faktisk er brukt. Økonomiansvarlig eller daglig leder bør ha som oppgave å lage et skyggeregnskap gjennom året, og styret bør kreve å få jevnlige rapporteringer om hvordan man ligger an med budsjettet i løpet av året. Et forslag er å gjøre dette til sammen fire ganger.- Prosjektregnskap: Har dere egne prosjekter i organisasjonen som er store, bør man i tillegg ha prosjektregnskap. Dette kan feks. være hvis man arrangerer et helgekurs, en sommerleir, skal drive valgkamp eller gjennomføre en stor kampanje. Da er det lurt å bryte opp inntekter og utgifter innenfor dette området, og føre et eget regnskap for prosjektet.
- Resultatregnskap: Når året er over må det føres et endelig resultatregnskap. Dette regnskapet skal både inneholde samlede inntekter og utgifter for året, i tillegg til balansen i økonomien. (Balanse = eiendeler, egenkapital og andre verdier organisasjonen måtte ha minus gjeld.)
Du kan lese mer om regnskapsføring i denne saken her.
Alle trenger skolering i økonomiarbeid
Det er ikke bare økonomiansvarlig eller daglig leder som er ansvarlig for økonomiarbeidet i organisasjonen. Hele styret er ansvarlige for økonomiarbeidet. De er også erstatningspliktige og ansvarlige dersom noe går virkelig galt.
Derfor er det veldig lurt å holde økonomiskolering for alle som sitter i styret. Vi i UngOrg besøker gjerne styret deres, eller inviterer dere på skolering i våre lokaler i Møllergata 3D.
Skolering av oss kan bestilles her.
Du kan også alltid bruke oss til å sparre om et forslag til budsjett, diskutere en vanskelig økonomisak eller hvordan dere kan bedre rutinene i organisasjonen. Send oss en mail på organisasjon@ungorg.no så tar vi det videre derfra!
(Vi lover å gjøre deg så trygg på økonomiarbeidet at du blir blidere enn det Agnes er på bildet til høyre!)
