Månedens tips: Gjør deg klar for årsmøtesesongen

Skal organisasjonen din snart holde årsmøte? Sjekk ut våre tips! 

Foto: Lars Tynning

Denne saken er en kortversjon av saken «Arranger gode årsmøter» som du finner i kompetansebanken. 

Årsmøtet er det øverste nivået i din organisasjon og det viktigste møtet dere har i løpet av det år. Derfor er det viktig at du er godt forberedt!

Hvis årsmøtet har bestemt noe, kan det ikke endres noe annet sted i organisasjonen. Det er også en god arena for å informere medlemmer om hvordan det står til, og få inn innspill på arbeidet som skal gjøres fremover.

1. Start tidlig med forberedelsene

Planlegging av årsmøte bør alltid starte tidlig. Lag en god tidsplan med oversikt over fristene du har satt deg underveis. Dette kan være greit å tenke over:

• • Har vedtektene noen frist for når det må kalles inn til årsmøtet?
  • Har du et budsjett for årsmøtet, og hva er i så fall det?
  • Har dere lokaler?
  • Burde dere ha et forberedende møte til de som skal på årsmøtet for første gang?
  • Har revisor fått budsjettet i tide til å kunne levere beretning og revidert regnskap på årsmøtet?

2. Lag gode sakspapirer

De beste sakspapirene har gode begrunnelser og fyldig bakgrunnsinformasjon. Tenk på at den som leser sakspapirene skal kunne forstå hva organisasjonen har drevet med, eller hva det er de leser, selv om de er på årsmøte for alle første gang. Har man gode sakspapirer, får man bedre debatter på årsmøtet sitt og til slutt bedre beslutninger.

3. Ha en trygg møteleder

Styreleder bør ikke være møteleder på årsmøtet. Det beste er å ha en som ikke har stemmerett under årsmøtet. Sørg også for at møtelederen kjenner vedtektene godt, reglene og sakene som skal diskuteres. Et tips er å spørre noen fra et annet fylkeslag i organisasjonen, eller feks. oss i UngOrg! Vi kan alltid stille opp som ordstyrere hvis det trengs.

4. Skap hyggelig stemning

Ofte kan årsmøtet bli veldig formelt, og det kan være mange nye ord for en som er ny. Derfor er det viktig at alle som er på et årsmøte for første gang føler seg ivaretatt. Kanskje dere skal ha en diktboks der man kan sende inn dikt/vitser under møtet? Kanskje dere skal prøve å ha en tøysedebatt aller først sånn at alle kan prøve seg på talerstolen for aller første gang? Har dere nok pauser?

4. Takk de som skal takkes

Årsmøtet er tidspunktet der man avslutter et arbeidsår, og starter på et nytt. Da er det viktig at man takker av alle som har gjort en innsats for organisasjonen i perioden, som styremedlemmer som skal gå av. Det kan også være en motivasjon for at flere ønsker å gjøre en god jobb i året som kommer.

 

Visste du at UngOrg har en egen sak om hvordan du kan arrangere gode årsmøter?

I vår kompetansebank finner du en rekke artikler som kan gjøre jobben i organisasjonen din litt lettere. I saken om å arrangere et godt årsmøte finner du også mer informasjon med blant annet en egen sjekkliste, hva du må huske etter at årsmøtet er ferdig og hva du må huske på å gjøre før.

Kunne du tenke deg å sparre med noen om planleggingen av årsmøtet?

Det er derfor UngOrg finnes! Send oss en mail på organisasjon@ungorg.no så kan vi både gi gode råd, eller avtale et møte for å planlegge sammen.