Møteinnkalling

Det bør sendes formell innkalling til alle møter der det skal tas avgjørelser, som styremøter og årsmøter. Ofte står fristen for å sende ut innkallingen i vedtektene eller styreinstruksen. Det er viktig at innkallingen er ryddig, oversiktlig og gir nok informasjon til alle som skal delta på møtet. 

En møteinnkalling må inneholde:

  • Hva det kalles inn til
  • Dato og klokkeslett
  • Sted for møtet
  • Saksliste 
  • Sakspapirer til sakene som skal diskuteres

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein

Organisasjons- og arrangementsrådgiver

agnes@ungorg.no

24 14 98 30

Dette må være med i møteinnkallingen

  • Godkjenning av innkalling og dagsorden

    Det er vanlig å starte møtet med å godkjenne innkalling og dagsorden. Det er fordi alle skal være enige om at møtet er riktig innkalt. Ofte er det frist for når man kan melde opp saker til møtet.

  • Godkjenning av referat fra forrige møte

    For styremøter er det vanlig at man behandler referatet fra forrige møte. Her kan medlemmene ta opp hvis det var feil som må endres på i referatet.

  • Alle sakene som skal behandles

    Det er viktig at alle saker har nok informasjon til de som skal behandle dem. Skriv heller litt mer i et sakspapir enn for lite. Hvis dere skal gjøre vedtak i saken bør det ligge klart et forslag til vedtaket. 

  • Dato for neste møte

    På styremøtene er det ofte greit å avtale tidspunktet for neste styremøte. Man kan også lage en oversikt over møtene det neste halvåret eller for hele perioden.

  • Eventuelt

    Alle sakslister pleier å ha et punkt som heter eventuelt. Her er det mulig å ta opp en sak hvis det er noe som haster, eller som dukket opp etter fristen for å sende inn en sak.

OBS! Det er vanlig at man ikke gjør vedtak i en eventueltsak. Saken kan kun være til orientering eller diskusjon. Hvis man vil ta opp en sak og gjøre vedtak i den, bør dette foreslås på sakskartet når dere skal godkjenne dagsorden på starten av møtet.

Kunngjøring eller innkalling?

Til store møter, som årsmøtet, er det vanlig å sende ut en kunngjøring 1-2 måneder i forkant. Denne inneholder bare informasjon om tid og sted for møtet, i tillegg til informasjon om hvordan man kan foreslå saker og fristen for dette. Når det nærmer seg møtet, sendes det ut en innkalling med fullstendig saksliste, sakspapirer og plan for møtet.

VÅRE ARTIKLER OM MEDLEMSMØTER OG ARRANGEMENTER

MEDLEMSMØTER OG ARRANGEMENTER

I en organisasjon er det mange møter og arrangementer som skal planlegges godt. Hvordan gjøre det best mulig?

MØTEINNKALLING

Det bør sendes formell innkalling til alle møter der det skal tas avgjørelser, som styremøter og årsmøter. Her kan du se hvordan du gjør det.

STYREMØTER

Hvordan få gode styremøter? Se mer her.

ÅRSMØTE

Årsmøtet er det viktigste møtet i organisasjonen, og det er viktig å planlegge det godt. Få noen tips til hvordan her.

MØTELEDELSE

En møteleder er viktig for et godt møte. Les mer om det her.

AVSTEMNINGER

Ulike måter å gjennomføre avstemning på.

REFERAT OG PROTOKOLL

Hva er forskjellen på referat og protokoll? Les mer her og bruk våre maler.