Økonomirutiner
Er du sikker på at du vet hva du skal gjøre hvis noe går galt? Gode økonomirutiner er den viktigste forebyggingen, og her finner du tips og triks.
Som en del av styret i din organisasjon har du automatisk ansvar for å sørge for god økonomisk styring. For mange kan dette virke skummelt, men mye er gjort med gode rutiner. I denne saken vil du få tips til hvordan dere kan sette opp rutiner for å sikre god økonomistyring og kontroll.
Disse rutinene er ingen absolutt fasit på hvordan du bør løse ansvaret, men det er forslag til måter å løse det på. Du bør uansett alltid kunne svare på hvordan din organisasjon løser de forskjellige delene i lista under.
Spør meg!
Rutiner for økonomiarbeid
Generelle prinsipper
Alle i styret har et kollektivt ansvar for økonomien i organisasjonen. Selv om dere har en egen økonomiansvarlig eller kasserer, handler dette bare om å delegere noe av det praktiske arbeidet. Dere kan ikke delegere ansvaret. Derfor er det veldig viktig at du har god innsikt i hvilke rutiner og regler dere har for økonomiarbeidet i din organisasjon.
Et godt prinsipp for økonomirutiner er å ha åpenhet og at ingen sitter med det alene. Dette ansvaret kan føles stort, selv om dere alle i styret skal dele det.
Dokumenter litt for mye enn litt for lite. Du bør sørge for at det er vanlig å notere ned hva dere gjør, hvorfor og når, og ha flere som signerer på dokumentasjon.
Utlegg
Det er naturlig at dere i enkelte situasjoner vil måtte betale på vegne av organisasjon, og få tilbake pengene senere. Det er viktig at dere har en etablert rutine for hvordan du kan få igjen penger etter å hatt et utlegg. Dere bør også ha definert hvem som kan sende inn utlegg, hvor store disse utleggene kan være og hvem som har ansvaret for å ta vare på dem.
Det anbefales å ha et utleggsskjema som ikke kan endres i etterkant (skannet eller tatt bilde av). For enkelte organisasjoner kan det også være aktuelt å ha et utleggsskjema som skal signeres av minst én annen person enn den som hadde utlegget.
Betaling
Å være den som skal betale faktura og utlegg kan være skummelt siden det er krevet nøyaktighet og struktur. Det er likevel viktig at dere som organisasjon har gode rutiner for når og hvem som betaler fakturaer og utlegg. For å gjøre dette litt tryggere for alle kan dere ha en person som legger til betaling i nettbanken og en annen som godkjenner den. Aldri godkjenn betaling for noe du mangler dokumentasjon til (faktura, utleggsskjema).
Tilgang til bankkontoer
For at det skal være to personer som godkjenner betalinger i nettbanken, må det minimum være to personer som har tilgang til din organisasjon sin konto. Du bør sørge for at dere har rutiner for å kontrollere hvem som har tilgang til kontoene til enhver tid. Dette gjelder også hvis dere har flere bankkontoer. For å endre tilgang i bank må dere først endret styreoversikten i Brønnøysundregisteret (krever signert årsmøteprotokoll) og deretter søke om endring i nettbanken (krever også signert årsmøteprotokoll).
Oppbevaring
Dere bør aldri betale noe uten å ha god dokumentasjon, men det er like viktig å ta vare på den dokumentasjonen for utbetalinger og innbetalinger som er gjort. Som en del av styret er du ansvarlig for å ta vare på dokumentasjon (faktura, utlegg, kontrakter, kontoutskrifter) i minst fem år.
Budsjettering
Budsjettarbeidet er en av de viktigste tingene som dere kan gjøre for å sikre bedre kontroll over økonomien. Dere bør ha egne rutiner for hvem som har ansvaret for utarbeidelsen av budsjett og hvem som vedtar disse. Det er vanlig at budsjett er noe som vedtas på årsmøtet hvert år. Sånn sikrer man også god, demokratisk styring i organisasjonen.
Du kan lese mer om ulike budsjett og budsjettprosesser her.
Økonomikontroll
Som styremedlem må du sørge for at styret minimum fire ganger i året får en orientering om organisasjonens økonomi. Dette kan være fremvisning av foreløpig regnskap/skyggeregnskap opp mot budsjettet som årsmøtet har vedtatt. Dere er nødt til å dokumentere at dere har fått denne orienteringen i referat/protokoll. Er det ting som påpekes bør dette også dokumenteres i referatet.
En god måte å gjøre din del av økonomikontrollen på er å stille spørsmål til det som blir fremvist. Du kan for eksempel be om mer informasjon rundt en endring eller noe som skiller seg ut.
Varslingsrutiner
Dere bør ha egne rutiner for varsling i saker av økonomisk karakter. Det kan være at du mistenker mislighold, økonomisk underslag eller brudd på de andre økonomirutinene dere har bestemt. I varslingsrutinene må det stå hvem man skal ta kontakt med, hvilke plikter de har til videre undersøkelser og oppfølging i etterkant. I slike tilfeller vil potensielt en kompetent revisor være god å ha. Hvis varslingen gjelder den som er vedtatt som revisor på årsmøtet deres, bør du søke rådgivning hos oss i UngOrg eller revisorfirma.
