Møteinnkalling
Det bør sendes formell innkalling til alle møter der det skal tas avgjørelser, som styremøter og årsmøter. En innkalling skal være ryddig, oversiktlig og gi nok informasjon til alle som skal delta på møtet.
Spør Ole Kristian om dette
Ole Kristian er klar til å hjelpe deg, enten på vårt informasjonssenter eller over nettet. Du kan også bruke vårt kontaktskjema.
Gå til kontaktskjema
En møteinnkalling må inneholde:
- Hva det kalles inn til
- Dato og klokkeslett
- Sted for møtet
- Saksliste
- Sakspapirer til sakene som skal diskuteres
Dette må være med i møteinnkallingen
Godkjenning av innkalling og dagsorden
Det er vanlig å starte møtet med å godkjenne innkalling og dagsorden. Det er fordi alle skal være enige om at møtet er riktig innkalt. Ofte er det frist for når man kan melde opp saker til møtet.
Godkjenning av referat fra forrige møte
For styremøter er det vanlig at man behandler referatet fra forrige møte. Her kan medlemmene ta opp hvis det var feil som må endres på i referatet.
Alle sakene som skal behandles
Det er viktig at alle saker har nok informasjon til de som skal behandle dem. Skriv heller litt mer i et sakspapir enn for lite. Hvis dere skal gjøre vedtak i saken bør det ligge klart et forslag til vedtaket.
Dato for neste møte
På styremøtene er det ofte greit å avtale tidspunktet for neste styremøte. Man kan også lage en oversikt over møtene det neste halvåret eller for hele perioden.
Eventuelt
Alle sakslister pleier å ha et punkt som heter eventuelt. Her er det mulig å ta opp en sak hvis det er noe som haster, eller som dukket opp etter fristen for å sende inn en sak.
OBS! Det er vanlig at man ikke gjør vedtak i en eventueltsak. Saken kan kun være til orientering eller diskusjon. Hvis man vil ta opp en sak og gjøre vedtak i den, bør dette foreslås på sakskartet når dere skal godkjenne dagsorden på starten av møtet.
Kunngjøring eller innkalling?
Til store møter, som årsmøtet, er det vanlig å sende ut en kunngjøring 1-2 måneder i forkant. Denne inneholder bare informasjon om tid og sted for møtet, i tillegg til informasjon om hvordan man kan foreslå saker og fristen for dette. Når det nærmer seg møtet, sendes det ut en innkalling med fullstendig saksliste, sakspapirer og plan for møtet.