Regnskap kan være uvant i starten, og det er helt normalt. Det viktigste er ikke å kunne alle reglene utenat. Det viktigste er å ha oversikt, ta vare på bilag og sørge for at styret kan følge med på økonomien.

Må vi føre regnskap?

Ikke alle organisasjoner har de samme lovkravene til regnskap. Det avhenger blant annet av hvor stor organisasjonen er. Andre foreninger har lovpålagt regnskapsplikt dersom foreningen i året har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk, jf. rskl. § 1-2 første ledd nr. 9. Har foreningen drevet virksomhet i mer enn ett år, inntrer regnskapsplikten først når grensene er overskredet to år på rad, jf. rskl. § 1-2 andre ledd.

Uansett om dere har lovpålagt regnskapsplikt eller ikke, bør alle organisasjoner ha et regnskap. Det gjør det lettere å vite hvor mye penger dere har, hva pengene er brukt på og om dere følger budsjettet. Det er også viktig hvis dere skal søke støtte, rapportere til støttegivere eller legge fram regnskap for årsmøtet.

Alle som har regnskapsplikt har også bokføringsplikt, jf. bfl. § 2 første ledd. Organisasjoner som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues og inntektsskatt eller mva-melding, kan også ha bokføringsplikt.

Hva er et bilag?

Et bilag er dokumentasjonen som viser at en inntekt eller utgift har skjedd. Et bilag kan for eksempel være:

• en kvittering
• en faktura
• et utleggsskjema
• en bankbekreftelse
• dokumentasjon fra Vipps
• en lønnsslipp

Hvis organisasjonen bruker penger, bør dere kunne vise hva pengene gikk til, hvor mye som ble betalt, når det skjedde og hvem som betalte eller mottok pengene. Bilagene er grunnlaget for regnskapet. Uten bilag blir det vanskelig å kontrollere om regnskapet stemmer.

Hvordan tar vi vare på bilag?

Bilag og annet regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i 5 år. Det viktigste er å lage enkle rutiner som gjør at bilag ikke blir borte, og at de er lette å finne igjen når dere trenger dem.

Hvis dere ofte handler på de samme stedene, kan en leverandøravtale eller kundeprofil gjøre det lettere å få faktura rett til organisasjonen, i stedet for at enkeltpersoner må legge ut og levere kvittering etterpå. Det gjør det lettere å samle dokumentasjonen og holde oversikt.

Hvordan føre regnskap?

Noen organisasjoner fører regnskapet selv, mens andre bruker ekstern regnskapsfører eller kjøper regnskapstjenester.

Vi anbefaler de fleste organisasjoner å bruke et regnskapssystem framfor Excel. Det gir bedre kontroll, bedre dokumentasjon og gjør det lettere for nye personer å ta over økonomiarbeidet. Ulempen er at det koster penger, så organisasjonen bør velge en løsning som passer størrelsen og behovene deres.

For små prosjekter eller arrangementer kan et ryddig regneark i Excel likevel være nok. Da er det viktig at oppsettet er enkelt å forstå og lett å følge opp.

Fordeler med regnskapssystem:

• bedre kontroll på inntekter, utgifter og bilag
• bedre dokumentasjon hvis styret, revisor eller støttegivere spør
• lettere å få oversikter og rapporter
• lettere for nye personer å ta over arbeidet

Ulemper med regnskapssystem:

• det koster penger
• noen systemer kan være mer avanserte enn organisasjonen trenger

Altinn anbefaler at regnskapssystemet er systematisk og oversiktlig, og at dere har et system for å oppbevare og ta vare på bilagene.

Uansett hvilket system dere bruker, bør regnskapet være ryddig, lett å forstå og bygge på bilag som viser hva pengene er brukt til.

Ordforklaring

Her er en forklaring av ulike begreper som brukes når man snakker om regnskap.

Ulike typer regnskap

Årsregnskap

Årsregnskapet oppsummerer økonomien for hele året. Det legges fram for årsmøtet og skal gjøre det mulig å forstå hvordan organisasjonen har brukt pengene sine. For regnskapspliktige følger plikten til å utarbeide årsregnskap av rskl. § 3-1, og kravene til innhold følger av rskl. § 3-2.

Resultatregnskap

Resultatregnskapet viser hvilke inntekter og utgifter organisasjonen har hatt i løpet av året. Det gjør det lettere å sammenligne det som faktisk har skjedd med det som var planlagt i budsjettet.

Det er lurt å bruke samme oppsett i regnskapet som i budsjettet. Da blir det lettere å se hvor dere har brukt mer eller mindre penger enn planlagt.

Balanse

Balansen viser hva organisasjonen eier, hva den skylder og hvor mye egenkapital den har ved slutten av året.

Mens resultatregnskapet viser hva som har skjedd i løpet av året, viser balansen hvordan den økonomiske situasjonen faktisk ser ut på et bestemt tidspunkt.

Noter

Noter er forklaringer til tallene i regnskapet. De brukes for å gi mer informasjon om hva de ulike postene består av, og hvorfor tallene ser ut som de gjør. Noter kan for eksempel forklare hva en inntekt gjelder, hvorfor en kostnad er høyere enn vanlig, eller hva som ligger i en bestemt post i regnskapet.

Løpende regnskap

Det løpende regnskapet er regnskapet dere oppdaterer gjennom året. Det gir oversikt over hvordan økonomien ser ut underveis og bør oppdateres jevnlig.

Når økonomien skal legges fram for styret, kan det være lurt å bruke kvartalsregnskap eller halvårsregnskap. Hvis dere bruker et regnskapssystem, vil dette ofte være rapporter dere kan hente ut direkte fra systemet. Det gjør det lettere å følge budsjettet og oppdage avvik tidlig.

Prosjektregnskap

Prosjektregnskap er et regnskap for et bestemt prosjekt, arrangement eller tilskudd. Det viser hvilke inntekter og utgifter som hører til akkurat dette prosjektet.

Dette er nyttig når organisasjonen har fått støtte som skal brukes til et bestemt formål, og senere må rapportere hvordan pengene faktisk ble brukt.

Prosjektregnskap kan føres som en del av det vanlige regnskapet. Hvis dere bruker et regnskapssystem, kan dere for eksempel merke bilag og posteringer med prosjekt, avdeling eller lignende, og hente ut en egen rapport senere. Hvis dere ikke har et regnskapssystem, kan prosjektregnskap også føres i et eget, ryddig skjema.

Poenget er at det skal være lett å se:

• hvilke penger prosjektet har fått inn
• hva pengene er brukt på
• om pengene er brukt i tråd med budsjettet og vilkårene for tilskuddet

Et godt prosjektregnskap gjør det lettere å rapportere til støttegiver og lettere for organisasjonen å holde oversikt underveis.