Må vi føre regnskap?

Bare organisasjoner med over 20 millioner i inntekt, eller med mer enn 20 årsverk, er pliktige å føre regnskap etter regnskapsloven.

For alle andre er det likevel viktig å ha gode rutiner for regnskap for å ha økonomisk kontroll.

Ikke minst er det viktig hvis man søker om penger, fordi det ofte stilles krav om regnskap til rapportering.

Ofte har organisasjoner vedtektsfestet at det skal lages og presenteres et regnskap til årsmøte.

Regnskap er ikke helt enkelt

På denne siden får du det viktigste du trenger å vite om regnskap, men ha tålmodighet hvis du synes det er vanskelig.

Husk at mange tar utdannelse innenfor regnskapsføring, og at det er mange råd og tips vi ikke får dekket her. Vi tar deg likevel gjennom det viktigste du trenger for å drive en frivillig organisasjon.

Hvem skal føre regnskap, og hvordan kan vi føre det?

Mange organisasjoner ansetter en regnskapsfører eller kjøper regnskapstjenester. Dette kan være en god løsning, men det er ofte dyrt, og er mest aktuelt for organisasjoner med større økonomi.

For større organisasjoner vil vi sterkt anbefale å bruke et regnskapsprogram. Disse har ofte gode hjelpeverktøy og gjør regnskapsføringen ryddig og enkel. I et regnskapsprogram kan du også lett hente ut balanseregnskapet eller føre skyggeregnskap fortløpende.

For små prosjekter eller arrangementer kan det holde med excel-skjemaer, men disse bør også ha et godt og ryddig oppsett.

Ordforklaring

Her er en forklaring av ulike begreper som brukes når man snakker om regnskap.

Ulike typer regnskap

Skyggeregnskap

Skyggeregnskap er det regnskapet du lager fra dag til dag i organisasjonen. Det skal vise den økonomiske situasjonen akkurat nå, og bør oppdateres jevnlig. Enten ved at du legger inn hver betaling i regnskapet med en gang, eller at du gjør det fast en gang i uka eller i måneden.

Når styret skal få presentert økonomien fire ganger i året, er det skyggeregnskapet de bør få. Enkelte søknadsordninger har krav om skyggeregnskap, og det er lurt å føre skyggeregnskap til arrangementer eller aktiviteter i organisasjonen med egne budsjetter.

Årsregnskap

Årsregnskapet er navnet på det regnskapet som legges frem for årsmøtet en gang i året. Et årsregnskap bør inneholde resultatet, balansen og noter. Her forklarer vi hva dette betyr:

Resultat
Resultatet er den delen av regnskapet som viser hvordan det har gått med økonomien, sammenlignet med budsjettet dere vedtok på årsmøtet. Resultatet viser med andre ord de faktiske inntektene og utgiftene fra året som har gått. Bruk samme mal som budsjettet sånn at dere får tall som kan sammenlignes. Her kan dere også ta med resultatet fra året før, sånn at man kan sammenligne regnskap for to år ved siden av hverandre.

Balanse
Balansen er en del av regnskapet som også tar med eiendeler, egenkapital og gjeld. Dette bør man ha med i et årsregnskap fordi et resultatregnskap f. eks. ikke tar med hvor mye penger man har i egenkapital. Hvis et resultatregnskap går i minus ser det ut som organisasjonen går konkurs hvis ikke dere også har egenkapital fra før av.

Noter
Noter er et verktøy som hjelper alle som skal lese regnskapet med å forstå hva de ulike tallene betyr. Noter skrives i stigende rekkefølge (1, 2, 3, 4 osv.) i en egen kolonne helt til venstre i regnskapet. En note viser at det finnes en forklaring til tallet i regnskapet. Forklaringen kan man lese på et ark ved siden av eller under regnskapet. Dette er nyttig hvis du f.eks. vil forklare hvorfor en sum er blitt veldig høy eller lav.