Mistanke om fusk
Det viktigste dere kan gjøre for å unngå fusk, underslag eller økonomisk rot, er å ha gode rutiner. Det gjelder for eksempel klare regler for hvem som kan bruke penger, krav om bilag, tydelig godkjenning av utbetalinger og jevnlig oppfølging av regnskapet.
Spør Håkon og Ole Kristian om dette
Håkon og Ole Kristian er klare til å hjelpe deg, enten på vårt informasjonssenter eller over nettet. Du kan også bruke vårt kontaktskjema.
Gå til kontaktskjema
Mistanke om fusk betyr ikke alltid at noen har gjort noe ulovlig. Noen ganger handler det om feil, dårlig dokumentasjon eller uklare rutiner. Likevel bør slike signaler tas på alvor og følges opp raskt og ryddig.
Som styremedlem bør du
- Stille spørsmål til det du ikke forstår
- Be om at økonomiske spørsmål behandles i styret
- Be om ny behandling eller utsettelse hvis dere ikke har nok informasjon
- Be om at regnskap, bilag eller andre forhold undersøkes nærmere
- Bruke organisasjonens kontrollutvalg eller revisor som støtte i saken
- Si fra til noen som faktisk kan følge opp
Hvis mistanken gjelder den som normalt skulle mottatt saken, bør du si fra til styreleder, nestleder, kontrollutvalg eller andre som har myndighet til å følge opp. Det er ofte lurt å si fra skriftlig, slik at det er tydelig hva saken gjelder og når det ble meldt fra.
I et økonomi-reglement bør dere skrive noe om hvordan man følger opp mistanke eller bevis på at fusk har funnet sted.
Hvis noe virker feil
Hvis det oppstår mistanke om fusk eller økonomiske misligheter, bør organisasjonen:
- sikre regnskap, bilag og annen dokumentasjon
- avklare hvem som skal følge opp saken
- involvere revisor, kontrollutvalg eller ekstern regnskapsfører hvis det trengs for å få oversikt
- sørge for at de som følger opp saken er så uavhengige som mulig
Etiske retningslinjer og varslingsrutiner
Noen organisasjoner har egne etiske retningslinjer eller varslingsrutiner. Hvis dere har det, bør disse brukes når det oppstår mistanke om fusk eller andre kritikkverdige forhold. Da blir det tydeligere hvem man skal si ifra til, hvordan saken skal behandles og hvem som har ansvar for å følge opp.
Selv om organisasjonen ikke har egne rutiner i dag, er det lurt å lage dem. Det gjør det lettere å handle raskt og ryddig hvis det oppstår en vanskelig sak.
Hvis organisasjonen har ansatte, gjelder det også egne regler om varsling i arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. For de fleste ungdomsorganisasjoner er det likevel viktigst å ha tydelige rutiner for hvordan styremedlemmer, tillitsvalgte, medlemmer og frivillige kan si ifra hvis noe ikke virker riktig.
Les mer om varsling på våre sider om hvordan man skaper en tryggere organisasjon.
Husk å skrive dette inn i rutinene deres
I økonomireglementet, varslingsrutinene eller de etiske retningslinjene bør dere skrive noe om hvordan organisasjonen følger opp mistanke om fusk. Det bør være tydelig:
- hvem man skal si ifra til
- hvordan saken skal dokumenteres
- hvem som skal undersøke saken
- hvordan styret skal involveres
- hvordan organisasjonen tar vare på både den som sier ifra og andre involverte