Budsjett

Det vanligste er å lage budsjett for et helt år, men det kan også være lurt å lage egne budsjetter for prosjekter, arrangementer eller en styreperiode. Et godt budsjett gjør det lettere å planlegge aktivitetene, prioritere riktig og følge med på om organisasjonen bruker pengene slik den har bestemt.

Tips til god budsjettering

Bruk tall fra regnskapet

Regnskapet fra tidligere år er ofte det beste utgangspunktet når dere skal lage nytt budsjett. Der ser dere hva ting faktisk kostet, hvilke inntekter som faktisk kom inn, og hvilke poster som ble høyere eller lavere enn planlagt.

Budsjetter forsiktig på inntekter

Ta bare med inntekter dere tror det er realistisk at kommer inn. Det er bedre å budsjettere litt lavt enn å planlegge for penger dere kanskje ikke får.

Hvis organisasjonen søker mye midler i løpet av året, og får dem innvilget, kan det være lurt å revidere totalbudsjettet. Da får dere både nye inntekter og nye utgifter knyttet til for eksempel et prosjekt, og budsjettet bør oppdateres i takt med det.

Budsjetter romslig på kostnader

Ta høyde for at utgifter kan øke. Følg med på prisvekst og justeringer i faste avtaler og tjenester. Hvis dere vet at husleien øker med 3 prosent, bør det regnes inn i budsjettet. Har organisasjonen ansatte, kan det også være lurt å ta høyde for lønnsvekst og økte kostnader til feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon.

Skill mellom faste og variable kostnader

Det er lettere å forstå budsjettet når dere skiller mellom kostnader som kommer uansett, og kostnader som avhenger av aktivitet. Husleie, programvare og lønn er ofte faste kostnader. Mat, reise og materiell er ofte variable. Da ser dere raskere hva som er bundet opp, og hva som er enklere å justere underveis.

Budsjetter i balanse

Som hovedregel bør budsjettet gå i balanse. Det betyr at inntektene og utgiftene bør være like store, slik at organisasjonen ikke planlegger å bruke mer penger enn den har.

Lag oversikt over året

I noen tilfeller kan det være lurt å sette opp budsjettet måned for måned. Det gir bedre oversikt over når inntektene kommer inn, og når utgiftene faktisk skal betales. Dette kan være nyttig hvis organisasjonen har store arrangementer, ujevn aktivitet gjennom året eller perioder med ekstra høye kostnader.

Tenk på når pengene kommer inn

Det er ikke bare viktig hvor mye penger dere har i løpet av året, men også når de kommer inn. Et tilskudd kan for eksempel komme sent, mens utgiftene kommer tidlig. Da bør dere planlegge for at organisasjonen faktisk har penger på konto når regningene skal betales.

Bruk samme oppsett som i regnskapet

Hvis dere vil lage et detaljert budsjett, kan det være lurt å bruke de samme kontoene eller postene som i regnskapet. Da blir det lettere å sammenligne det dere planla med det som faktisk ble brukt. Har dere for eksempel egne poster for reise, mat eller kontorutstyr i regnskapet, kan det være lurt å bruke de samme postene i budsjettet.

Se hvor dere kan spare penger

Når dere lager budsjett, kan det også være lurt å se hvor organisasjonen kan redusere kostnader. Det kan for eksempel være å gå gjennom forsikringer, programmer, strømavtale, abonnementer eller andre faste utgifter.

Sett av litt buffer

Det er ofte klokt å ha litt rom i budsjettet til uforutsette utgifter. Små kostnader dukker nesten alltid opp i løpet av året. En buffer gjør det lettere å håndtere dette uten at hele budsjettet sprekker.

Revider budsjettet underveis

Det kan være lurt å planlegge en egen styresak der budsjettet gjennomgås og eventuelt revideres etter 6 til 8 måneder. Da kan styret justere budsjettet i tråd med hvordan aktiviteten i organisasjonen faktisk har utviklet seg. Det gir bedre økonomistyring og gjør det lettere å fange opp endringer før året er omme.