Økonomirutiner

Gode økonomirutiner er den viktigste forebyggingen for at det ikke skal gå galt med økonomien til organisasjonen. Det finnes ingen fasit på hvordan det må se ut, men jo mer orden og oversikt dere har, desto lettere blir økonomiarbeidet i organisasjonen.

Her er våre prinsipper for god økonomistyring:

Ansvar

Selv om organisasjonen har kasserer, økonomiansvarlig, daglig leder eller ansatte, bør hele styret følge med på økonomien. For foreninger finnes det ikke en egen generell organisasjonslov i Norge, og ansvaret følger derfor først og fremst av vedtektene og organisasjonens egne regler. Frivillighet Norge legger til grunn at styret er overordnet ansvarlig for virksomheten. I praksis betyr det også at styret må følge opp økonomien. I praksis ser mange også til enkelte regler i aksjeloven som veiledning, så langt de passer, blant annet § 6-12 om forsvarlig organisering, § 6-13 om tilsynsansvar og §§ 3-4 og 3-5 om forsvarlig egenkapital, likviditet og handleplikt.

Åpenhet

Økonomien bør ikke være avhengig av én person. Flere i organisasjonen bør forstå rutinene, vite hvor dokumentasjonen ligger og ha innsyn i hvordan pengene brukes. Da blir det lettere å følge opp økonomien, stille spørsmål til det som er uklart og oppdage feil tidlig. Åpenhet gjør også organisasjonen mindre sårbar hvis noen slutter eller blir borte, og gjør det lettere å overføre ansvar og kunnskap til nye tillitsvalgte.

Kontroll

Styret bør få en gjennomgang av økonomien flere ganger i året. Da blir det lettere å sammenligne regnskap og budsjett, oppdage avvik tidlig og justere underveis. Det kan for eksempel være lurt å legge fram kvartalsregnskap eller halvårsregnskap, basert på det løpende regnskape

Dokumentasjon

God økonomistyring krever at inntekter og utgifter kan dokumenteres. Når organisasjonen er bokføringspliktig, skal den ha et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem, jf. bfl. § 4, bokførte opplysninger skal være dokumentert, jf. bfl. § 10, og regnskapsmateriale skal oppbevares, jf. bfl. § 13.

Praktisk rutiner

Bankkonto

Organisasjonen bør bruke egen bankkonto. Private kontoer bør ikke brukes til organisasjonens penger. En egen konto gjør det lettere å holde oversikt, føre regnskap og dokumentere hva pengene er brukt til. Det gjør også organisasjonen mindre sårbar ved bytte av styremedlemmer, og reduserer risikoen for sammenblanding mellom privat økonomi og organisasjonens midler. Det bør være tydelig hvem som har tilgang til kontoen, og hvordan betalinger skal godkjennes.

Betalinger

Ha tydelige rutiner for hvem som kan betale fakturaer og utlegg, og hvordan dette skal godkjennes. Det er lurt at minst to personer har tilgang til bankkontoen, slik at organisasjonen ikke blir avhengig av én person.

Det kan også være lurt å bruke dobbel godkjenning i banken. Da registrerer én person betalingen, og en annen godkjenner den etterpå. Det gir bedre kontroll og reduserer risikoen for feil.

Ikke godkjenn en utbetaling før dere har dokumentasjon på hva den gjelder.

Bilag

Bilag bør sendes inn fortløpende, ikke lenge etter at utgiften er gjort. Da blir det lettere å føre regnskap underveis og vanskeligere å miste dokumentasjon.

Les mer om bilag her.

Utlegg

Det er lurt å bruke et utleggsskjema når noen legger ut penger for organisasjonen. Et utleggsskjema bør inneholde:

• navn på den som har lagt ut
• dato for utlegget
• hva pengene er brukt på
• beløp
• kontonummer for tilbakebetaling
• kvittering eller faktura

Kvitteringen eller fakturaen er en del av bilaget. For ekstra kontroll kan utleggsskjemaet godkjennes av en annen person før pengene betales tilbake. Når organisasjonen er bokføringspliktig, skal slike opplysninger kunne dokumenteres, jf. bfl. § 10.

Oppbevaring

Regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, jf. bfl. § 13. Det er lurt å samle dokumentasjonen på ett fast sted, sørge for at den er lett å finne igjen og ha sikkerhetskopi hvis den lagres digitalt.

Når man har gode rutiner bør man kunne svare på disse spørsmålene.

• Hvem lager budsjettet, og hvordan blir det gjort?
• Hvem vedtar budsjett og regnskap?
• Hvem har oversikt over bilag, fakturaer og utlegg?
• Hvor oppbevares dokumentasjonen?
• Hvem har tilgang til bankkontoen og kan gjennomføre betalinger?
• Hvem kan legge ut penger for organisasjonen, og hvordan registreres det?
• Hvem følger opp at dere holder dere innenfor budsjettet?
• Hvor ofte får styret en gjennomgang av økonomien?
• Hvem sier man ifra til hvis noe virker feil?